Automationen & Freigaben

Automationen: Arbeit ohne laufenden Chat

Unter Automationen findest du alles, was dein Assistent ohne laufenden Chat erledigt – in zwei Formen:

Funktionen

Automatische Funktionen sind Fähigkeiten, die dein Assistent selbständig ausführen darf – du schaltest sie einzeln scharf. Ein Beispiel:

• Fristenerkennung Documents: Prüft verarbeitete Dokumente automatisch auf eindeutig belegte Fristen. Beim Einschalten berücksichtigt die Funktion die letzten 30 Tage anhand des Dokumentdatums.

Funktionen haben Stellschrauben wie eine Mindestsicherheit für automatisches Anlegen – ist sich der Assistent nicht sicher genug, legt er nichts an, sondern meldet sich. Mit Start stößt du eine Funktion auch manuell an (mit Testlauf-Limit).

Zeitpläne

Zeitpläne sind feste, wiederkehrende Aufgaben. Du richtest sie direkt im Chat ein – bitte deinen Assistenten einfach um eine Erinnerung oder eine regelmäßige Aufgabe, und sie erscheint unter Geplante Aufgaben.

Rückfragen: dein Okay zählt

Der Bereich Rückfragen zeigt, was auf deine Entscheidung wartet. Die Grundregel deines Assistenten:

Außenwirkung – E-Mails, Anrufe, Stammdaten – läuft über deine Freigabe.

Du prüfst den Vorschlag samt Kontext und entscheidest. So kann dein Assistent mutig vorarbeiten – Wichtiges mit Außenwirkung geht erst nach deinem Okay raus.

Gute Vorgaben = guter Assistent

Je klarer deine persönlichen Vorgaben, desto besser arbeitet dein Assistent. Sage ihm nicht nur was, sondern auch unter welchen Bedingungen: „Lege Fristen nur an, wenn Datum, Verpflichtung und Quelle eindeutig belegt sind – unsichere Fälle nur nennen, nicht anlegen.”