Archiv & Suche
Sofort finden
Abschnitt betitelt „Sofort finden“Die Startseite von documents ist eine Suche: Finde jedes Dokument sofort. Tipp, was du weißt. Weil die Plattform jedes Dokument beim Hochladen gelesen und eingeordnet hat, findest du auch über den Inhalt – nicht nur über den Dateinamen.
Der Zustand auf einen Blick
Abschnitt betitelt „Der Zustand auf einen Blick“Oben auf der Startseite siehst du, wie es um deinen Bestand steht:
- In Warteschlange / In Verarbeitung – was gerade erschlossen wird.
- Arbeitsbereich – deine aktiven Dokumente.
- Archiviert – was in die Langzeit-Aufbewahrung gewandert ist.
- Speicher (abrechnungsrelevant) – dein belegter Speicher.
Konnte ein Dokument nicht verarbeitet werden, weist dich documents darauf hin – damit nichts unbemerkt liegen bleibt.
Filtern und prüfen
Abschnitt betitelt „Filtern und prüfen“Die Dokumentenliste filterst du genau:
- nach Status und Dokumenttyp, etwa Rechnung oder Vertrag
- nach Aufbewahrung
- nach Upload-Zeitraum und Dokumentdatum
- nach Betrag von/bis – praktisch bei Belegen und Rechnungen
Ein Klick öffnet Details, Vorschau und Klassifizierung. Dort prüfst du, was die Plattform erkannt hat.
Arbeitsbereich und Archiv
Abschnitt betitelt „Arbeitsbereich und Archiv“Denk in zwei Zonen: Im Arbeitsbereich liegt, womit du gerade arbeitest; ins Archiv wandert, was abgeschlossen ist. Bevor du ein Dokument löschst oder seine Aufbewahrung verlängerst, prüf, ob es noch gebraucht wird.