Archiv & Suche
Sofort finden
Abschnitt betitelt „Sofort finden“Die Startseite von documents ist eine Suche: Finde jedes Dokument sofort. Tipp, was du weißt. Weil documents jedes Dokument beim Hochladen gelesen und eingeordnet hat, findest du auch über den Inhalt – nicht nur über den Dateinamen.
Der Zustand auf einen Blick
Abschnitt betitelt „Der Zustand auf einen Blick“Oben auf der Startseite siehst du, wie es um deinen Bestand steht:
- In Warteschlange / In Verarbeitung – was gerade erschlossen wird.
- Arbeitsbereich – deine aktiven Dokumente.
- Archiviert – was in die Langzeit-Aufbewahrung gewandert ist.
- Speicher (abrechnungsrelevant) – dein belegter Speicher.
Konnte ein Dokument nicht verarbeitet werden, weist dich documents darauf hin – damit nichts unbemerkt liegen bleibt.
Filtern und prüfen
Abschnitt betitelt „Filtern und prüfen“Die Dokumentenliste filterst du genau:
- nach Status und Dokumenttyp, etwa Rechnung oder Vertrag
- nach Aufbewahrung
- nach Upload-Zeitraum und Dokumentdatum
- nach Betrag von/bis – praktisch bei Belegen und Rechnungen
Ein Klick öffnet Details, Vorschau und Klassifizierung. Dort prüfst du, was documents erkannt hat.
Arbeitsbereich und Archiv
Abschnitt betitelt „Arbeitsbereich und Archiv“Denk in zwei Zonen: Im Arbeitsbereich liegt, womit du gerade arbeitest; ins Archiv wandert, was abgeschlossen ist. Bevor du ein Dokument löschst oder seine Aufbewahrung verlängerst, prüf, ob es noch gebraucht wird.