Import de documents

Quel que soit le mode d’arrivée, documents réalise le même travail : lire le document, le classer et préparer son contenu pour la recherche.

Importer depuis le navigateur

Pour un document ou un petit lot, utilisez Importer des documents sur la page d’accueil.

1. Ouvrez documents.
2. Choisissez Importer des documents.
3. Glissez les fichiers dans la zone prévue ou sélectionnez-les.
4. Attendez la fin du traitement.
5. Vérifiez le résultat dans les archives ou par la recherche.

Import en masse et scanners

Pour les gros volumes, les scanners et les processus automatisés, utilisez l’accès de votre organisation sous Import en masse et scanners. WebDAV et SFTP utilisent le même nom d’utilisateur et le même mot de passe affichés à cet endroit.

WebDAV pour les gestionnaires de fichiers et les scanners

Ouvrez votre dossier documents dans l’Explorateur Windows, le Finder macOS ou votre gestionnaire de fichiers. Il suffit d’y déposer les fichiers.

Conseil pour les scanners

De nombreux scanners proposent WebDAV sous le nom SharePoint ou SharePoint/WebDAV. Renseignez l’URL affichée et vos identifiants pour que l’appareil envoie directement les documents numérisés vers documents.

SFTP pour les lots réguliers

SFTP convient aux transferts réguliers de nombreux fichiers. Utilisez-le uniquement depuis des appareils et applications auxquels vous faites confiance.

Attention

Ne placez jamais de mots de passe ou d’identifiants dans les chats, les tickets ou les captures d’écran. Saisissez-les uniquement par les moyens prévus à cet effet.

Import d’e-mails

Connectez une boîte e-mail de votre entreprise, par exemple celle de la comptabilité ou de la réception, pour que documents importe automatiquement les pièces jointes entrantes.

1. Connectez la boîte e-mail.
2. Choisissez les dossiers pertinents.
3. Définissez une date de début.
4. Lancez l’import des anciens messages.
5. Après le traitement, vérifiez les nouvelles pièces jointes dans l’espace de travail.

À savoir :

• Seules les pièces jointes sont importées. Le corps de l’e-mail ne devient pas un document distinct.
• L’expéditeur, l’objet et la date de réception sont conservés pour la recherche et la vérification.
• Vous pouvez étendre ultérieurement la période d’import sans reconnecter la boîte.
• Les documents importés arrivent dans l’espace de travail et suivent le traitement habituel.

Les boîtes e-mail de votre organisation se gèrent de manière centralisée dans Administration, dans core.

Pour continuer

Archives et recherche